Rechtssichere Prozesse und Steuer-Compliance für Startups
Rechtssichere Prozesse und Steuer-Compliance für Startups
Startest Du ein Startup, jonglierst Du täglich zwischen der Umsetzung von Produktideen und der allgemeinen Teamorganisation. Zusätzlich zu diesen Kernaufgaben fallen Investorengespräche, die Buchhaltung, Steuern und verschiedene rechtliche Anforderungen an. Mit klaren Abläufen behältst Du von Beginn an den Überblick und konzentrierst Dich voll und ganz auf die Entwicklung Deines Startups.
Steuerliche Unterschiede bezüglich der Rechtsformen
Mit der Wahl der Rechtsform entscheidest Du auch über die Steuerlast Deines Unternehmens. Eine GmbH zahlt zum Beispiel eine Körperschaftsteuer von 15 Prozent (Zeitpunkt: 2026) plus Solidaritätszuschlag und eine zusätzlich Gewerbesteuer, die je nach Standort variiert. Diese liegt bei mindestens sieben Prozent, im Durchschnitt solltest Du aber eher mit 15 Prozent rechnen, sodass sich eine Gesamtbelastung in Höhe von rund 30 Prozent ergibt. Damit wirkt sich die Entscheidung für eine Unternehmensform auch direkt auf den Gewinn aus, der im Unternehmen verbleibt.
Für die Gründung einer GmbH ist des Weiteren ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro erforderlich, wovon bei der Anmeldung die Hälfte, also 12.500 Euro, eingezahlt wird. Bei einer UG fallen die gleichen Steuern an, aber die Gründung ist deutlich günstiger, da das Stammkapital oft nur 500 - 1.000 Euro beträgt. Das macht es leichter, die Gesellschaft schnell und vergleichsweise unbürokratisch zu starten.
Als Einzelunternehmer oder bei einer Personengesellschaft fließt der Gewinn direkt in die persönliche Einkommensteuer ein. Die Steuersätze steigen hier progressiv bis 45 Prozent an. Hinzu kommen Umsatzsteuerpflichten und gegebenenfalls Sozialabgaben, sobald Mitarbeiter beschäftigt oder Umsatzgrenzen überschritten werden.
Buchführung und Gewinnausschüttung richtig handhaben
Auch die Art der Buchführung unterscheidet sich je nach Rechtsform. Kapitalgesellschaften nutzen dabei die doppelte Buchführung, wohingegen kleinere Einzelunternehmen üblicherweise die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) pflegen. So lässt sich der Gewinn transparent darstellen und besser nachvollziehen, wie sich Einnahmen und Ausgaben entwickeln.
Gewinne nutzt Du ebenfalls unterschiedlich. Bei Kapitalgesellschaften entscheidest Du beispielsweise, ob Gewinne als Dividende ausgeschüttet oder im Unternehmen eingesetzt werden, um Rücklagen zu bilden oder Investitionen zu finanzieren. Bei Personengesellschaften fließt der Gewinn direkt zu Dir und die anfallende Steuer wird über Dein Einkommen berechnet. Die Rechtsform beeinflusst damit unmittelbar, wie viel Geld im Unternehmen verfügbar bleibt und wie flexibel Du mit Gewinnen umgehst.
Bei der Buchhaltung und der Dokumentation steuerlich relevanter Vorgänge unterstützen Dich spezielle, auf die Bedürfnisse von Gründern ausgerichtete Tools. Sie helfen, Belege korrekt zu erfassen und gesetzliche Vorgaben im Blick zubehalten, ohne dass Du jeden Schritt manuell prüfst. Auch die durchgängige Dokumentation stellst Du so problemlos sicher.
Holding-Strukturen nutzen
Ein Holding-Konstrukt erleichtert Beteiligungen und bringt mitunter steuerliche Vorteile. Dividenden aus der operativen GmbH bleiben nämlich zu 95 Prozent steuerfrei und eventuelle Verluste verrechnest Du innerhalb der Gruppe. Die Buchhaltung wird dadurch allerdings komplexer und Du benötigst klare Abläufe, um den Überblick zu behalten. Mit einem sauberen Reporting erkennst Du dann jederzeit, wie sich Gewinne und Verluste auf Dein Startup auswirken, ebenso wie potenzielle Ausschüttungen.
Ein weiterer Vorteil einer Holding liegt in der Flexibilität von weiteren Beteiligungen und Investments aus der Holding heraus. Diese lassen sich über die Holding nämlich gut strukturieren, sodass Du die Steuervorteile langfristig nutzen kannst. Die Holding-Struktur erleichtert zudem die Einbindung von Investoren, da diese bei Vorliegen einer Holding-Struktur seitens der Gründer davon ausgehen, dass diese einen Exit anstreben, was wiederum auf die Renditeabsichten der Investoren einzahlt. Wenn nämlich viel Geld im Falle des Verkaufs fließt, soll die Steuerpflicht stark begrenzt bleiben. Die Interessen sind in diesem Fall also bei Gründern und Investoren gleich gelagert.
Eine solche Struktur verlangt jedoch eine sorgfältige Dokumentation. Jeder Anteil, jede Kapitalmaßnahme und jede Ausschüttung ist dabei nachvollziehbar zu erfassen, da nur so steuerliche Pflichten (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer etc.) und Buchführungsvorgaben korrekt eingehalten werden.
Late-Co-Founder einbinden
Wenn ein Co-Founder erst nach der Gründung ins Team einsteigt, lassen sich die benötigten Anteile entweder durch eine Kapitalerhöhung schaffen oder bestehende Anteile werden übertragen.
Im Zuge einer Kapitalerhöhung bringt der Late-Co-Founder in der Regel aber kein frisches Eigenkapital ein. Die Übertragung von Anteilen an den Late-Co-Founder ist primär für dessen Incentivierung gedacht. Oft wird hierbei auch ein ESOP, also ein „Employee Stock Option Plan“ aufgelegt. Nach dem ESOP erhält der Late-Co-Founder die Anteile üblicherweise erst nach einer gewissen Probezeit und spart sich deren vollen Wert über einen festgelegten Zeitraum an.
Dieser Der Vorgang der Anteilsübertragung ist jedoch bereits steuerlich relevant. Denn dem Late-Co-Founder wird im Zeitpunkt der Einräumung der Anteile ein Wert übertragen, für den er keine Gegenleistung zahlt. Er erhält die Anteile also in der Regel unter Wert. Finanzämter halten hier dennoch die Hand auf und besteuern den Wert der durch den Late-Co-Founder erhaltenen Anteile. Und zwar mit dem persönlichen Steuersatz. Diese Steuerlast, die sich allein durch den Wert der erhaltenen Anteile bemisst, ohne, dass der Late-Co-Founder hierfür tatsächlich ein monetärer Wert zufließt (auch „Dry Income“ genannt), lässt sich mittlerweile jedoch auch umgehen. Wenn gewisse Voraussetzungen eingehalten werden, kann erreicht werden, dass der geldwerte Vorteil im Jahr der Übertragung nicht versteuert wird.
Bei der Übertragung bestehender Anteile fällt für den abgebenden Gesellschafter unter Umständen Kapitalertragsteuer auf den Gewinn an, den er durch den Verkauf erzielt. Steuerlich relevant werden für den Late-Co-Founder zukünftige Ausschüttungen in Form von Dividenden oder ein späterer Verkauf der Anteile, da darauf Einkommen- bzw. Kapitalertragsteuer fällig wird. In jedem Fall ist maßgeblich, dass die Verträge klar regeln, wie der Anteil berechnet wird und dass die Buchhaltung die Transaktionen nachvollziehbar abbildet.
Um Late-Co-Founder-Beteiligungen sicher zu gestalten, solltest Du
● die Bewertung der Anteile sorgfältig prüfen und sie vertraglich festhalten
● jeden Schritt in der Buchhaltung dokumentieren
● Dich frühzeitig mit Deinem Rechtsanwalt und Steuerberater abstimmen
VSOP-Programme als Anreiz
Virtuelle Aktienoptionen schaffen Motivation und binden Schlüsselpersonen langfristig ans Unternehmen. Die Steuerpflicht für entsprechende Optionen entsteht zudem erst, wenn die virtuellen Anteile übertragen oder ausgezahlt werden. Spätestens nach 12 Jahren fällt die Steuer auf die virtuellen Anteile aber an, falls die Mitarbeiter die Anteile bis dahin nicht verkauft, übertragen oder das Unternehmen verlassen haben. In diesem Moment greift in der Regel die Lohnsteuer, da der geldwerte Vorteil wie Arbeitslohnbehandelt wird.
Du solltest die Bedingungen für entsprechende Anteilsvergaben unbedingt klar im Vertrag festlegen, jede Übertragung und Auszahlung dokumentieren und regelmäßig den Wert der virtuellen Anteile aktualisieren. So vermeidest Du Konflikte und minimierst steuerliche Risiken.
Digitale Abläufe
Damit steuerlich relevante Unterlagen jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar und griffbereit bleiben, ist eine saubere Dokumentation maßgeblich. Rechnungen und Belege bilden dabei die Grundlage für alles Weitere.
Digitale Lösungen helfen Dir des Weiteren, die gesetzlichen Vorgaben leichter einzuhalten und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren. So behältst Du den Überblick über offene Posten und Deine Liquidität, erkennst Fehler schneller und korrigierst sie, bevor sie größere Probleme verursachen.
Integration in bestehende Prozesse
Du solltest Deine Buchhaltung, Dein Vertragsmanagement und potenzielle Beteiligungen so einrichten, dass sie sich problemlos in den Alltag Deines Startups einfügen. Digitale Tools übernehmen dazu Routineaufgaben, wodurch Du die wichtigen Entscheidungen ungestörter angehst. So entwickelst Du ein System, das Dich bei steuerlichen und rechtlichen Fragen zuverlässig unterstützt, ohne den laufenden Betrieb zu bremsen.
Video zur Wahl der richtigen Rechtsform
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So unterstütze ich Dich bei der Umsetzung
Als Rechtsanwalt mit Schwerpunkten im IT-, Daten-und Gründungsrecht begleite ich Dich bei allen Prozessen rund um Rechtsformwahl, Beteiligungsmodelle, VSOP-Programme und die rechtlich saubere Gestaltung Deiner Abläufe.
